«Кот в мешке»: невидимые затраты в распределенной ИТ-инфраструктуре

В эпоху цифровой трансформации ИТ-инфраструктура предприятий стремительно усложняется, превращаясь в настоящего «кота в мешке» — с неочевидными расходами, скрытыми неэффективностями и неконтролируемыми рисками. Особенно остро эта проблема стоит для компаний с распределенной инфраструктурой, где десятки тысяч единиц оборудования и программного обеспечения рассредоточены по разным офисам, а иногда и городам.

По опыту общения с нашими клиентами, порядка 23% программного обеспечения в крупных компаниях остаются неиспользуемыми, а переплаты за избыточные лицензии достигают 15-20% от общего ИТ-бюджета. А ведь эти средства могли бы быть направлены на развитие бизнеса или других приоритетных ИТ-проектов.

Проблема в том, что многие компании не замечают эти потери. Они работают в условиях, когда данные об ИТ-активах неполны, устарели или разрознены — находятся в разных системах и собираются часто вручную разными ИТ-подразделениями. 

«Серые зоны» ИТ-инфраструктуры: где теряются деньги

Существует несколько «серых зон», создающих значительные финансовые риски для бизнеса.

1. Лицензирование. Часто компании закупают больше лицензий, чем нужно.

2. Неконтролируемое использование ПО. Чтобы выявить и устранить используемое сотрудниками сомнительное ПО, которое создает угрозу информационной безопасности, организации тратят много времени и денег.

Пример: У одного из наших клиентов, телекоммуникационной компании, цикл выявления и устранения запрещенного ПО до внедрения системы инвентаризации ИТ-активов занимал до 1 недели. После внедрения — 1 день. 

3. Несогласованность версий ПО. Если разные ИТ-подразделения используют разные версии одного ПО, это усложняет обмен данными и повышает затраты на поддержку.

4. Стоимость владения. Часто затраты на обслуживание, обновление и поддержку ИТ-продуктов не закладываются в бюджет, что влечет за собой дополнительные издержки.

Выявляются эти «серые зоны» просто — с помощью системы инвентаризации и контроля ИТ-активов. Она предоставляет полную картину ИТ-инфраструктуры компании и делает прозрачными все процессы внутри нее.

Инвентаризация как шаг к прозрачности ИТ-системы

Когда компании получают детальный аудит своей ИТ-инфраструктуры, его результаты нередко шокируют. И возникает вопрос: что делать? Ответ: обращаться к инвентаризации ИТ-инфраструктуры не как к разовой мере, а как к основе для устойчивого контроля ИТ-сред. 

Регулярно обновляемые и верифицированные данные позволяют не просто устранять «серые зоны», а выстраивать эффективные стратегии развития ИТ-систем, упрощая их управление.

Приведу реальный пример.

В одной крупной нефтегазовой компании — с более чем 50 000 единиц оборудования и несколькими сотнями программных продуктов — система инвентаризации выявила 23% неиспользуемого ПО. За счет этого удалось оптимизировать лицензионные затраты на 12%. 

Бывает и так, что компания проводит обследование своего оборудования через систему инвентаризации ИТ-активов и после использует эти данные для заблаговременного планирования необходимых обновлений и бюджета на них.

От теории к практике: с чего начать

Если компания предвидит масштаб «невидимых затрат» в своей ИТ-инфраструктуре и готова принимать меры по их оптимизации, рекомендую следующие шаги.

1. Проанализируйте процессы. Прежде чем внедрять технологии, разберитесь, кто за что отвечает, какие данные нужны конкретным подразделениям и как организован учет ИТ-активов.
2. Внедряйте технологии поэтапно. Масштабные проекты разбивайте на последовательные шаги с достаточным временем на подготовку.
3. Уделите внимание качеству данных. Эффективность системы инвентаризации зависит от качества предоставленной ей информации. Перед внедрением потратьте время не только на нормализацию процессов, но и на обогащение данных.
4. Наведите порядок в данных ITSM-системы, если она есть. 
5. Приступайте к регулярной инвентаризации. Настройте автоматическую ежедневную инвентаризацию по ключевым параметрам, это повысит прозрачность и контроль ИТ-инфраструктуры.

Решение проблемы «невидимых затрат» — в создании единой очищенной и актуальной базы данных ИТ-активов. Современные системы инвентаризации позволяют не просто собрать информацию об оборудовании и ПО, они выстраивают полную картину ИТ-инфраструктуры, где виден каждый винтик и зафиксировано каждое изменение. В результате компания получает возможность контролировать все ИТ-активы, анализировать выявленные закономерности и оптимизировать расходы.

Например, полная и актуальная информация по ИТ-системе помогает точно планировать закупки. Вместо приблизительных оценок — конкретные данные о реальных потребностях и достоверные прогнозы.

Также прозрачность в ИТ-активах позволяет выбрать оптимальные схемы лицензирования, когда неиспользуемые лицензии сокращают или перераспределяют. 

Унификация версий ПО и типов оборудования снижает затраты на поддержку. А автоматизация процессов высвобождает ресурсы ИТ-специалистов для более ценных задач. 

Курс на оптимизацию — измеримые результаты

Владение полной и актуальной информацией по ИТ-активах открывает компаниям новые возможности для оптимизации. Становится реальным:

• сократить время на инвентаризацию ИТ-активов до 70%; 
• оптимизировать затраты на ИТ-инфраструктуру до 25%;
• снизить ручные трудозатраты ИТ-подразделений до 40%;
• уменьшить нагрузку на специалистов техподдержки до 15%.

Опыт крупных российских компаний показывает, что оптимизация лицензионных затрат, повышение прозрачности использования ИТ-ресурсов и сокращение времени на устранение инцидентов позволяют быстро окупить инвестиции в систему инвентаризации ИТ-инфраструктуры. В результате компания получает не только порядок в ИТ-системе, но и эффективные бизнес-инструменты.

Сегодня инвентаризация ИТ-активов — базовый элемент управляемой инфраструктуры, обеспечивающий организациям экономию и уверенность в завтрашнем дне. Благодаря таким системам у бизнеса всегда под рукой актуальные данные, на основании которых он может принимать взвешенные управленческие решения, сокращать издержки и переходить от фрагментарного управления к системному контролю ИТ-сред.

Оригинал статьи на  «РБК»